W 2025 roku wprowadzono zmianę przepisów dotyczących dokumentowania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Nowelizacja rozporządzenia umożliwia potwierdzanie odbycia instruktażu BHP nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Jest to istotny krok w kierunku cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i dostosowania przepisów do realiów pracy z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.
Podstawę zmian stanowi rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2025 poz. 1640). Zostało ono wydane na podstawie art. 237⁵ Kodeksu pracy i zmienia przepisy funkcjonujące od 2004 roku. Najważniejszą zmianą jest możliwość potwierdzania odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego w postaci elektronicznej. Zgodnie z nowym brzmieniem §12 rozporządzenia zarówno pracownik, jak i kierownik komórki organizacyjnej mogą potwierdzić odbycie szkolenia oraz dopuszczenie do pracy w formie papierowej albo elektronicznej. W przypadku formy papierowej procedura pozostaje bez zmian. Odbycie szkolenia potwierdza się podpisem w karcie szkolenia wstępnego, która stanowi część dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja wprowadza jednak możliwość zastosowania formy elektronicznej. W takim przypadku pracodawca zamieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika. Do karty należy dołączyć dokument elektroniczny potwierdzający odbycie instruktażu albo jego odwzorowanie. Całość dokumentacji przechowuje się w aktach osobowych pracownika. W praktyce oznacza to, że potwierdzenie szkolenia może pochodzić z systemu elektronicznego, na przykład z platformy szkoleniowej, systemu kadrowego lub narzędzia e-learningowego. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne w organizacjach prowadzących szkolenia zdalne lub zatrudniających pracowników w wielu lokalizacjach.
Wprowadzone zmiany wpisują się w szerszy proces cyfryzacji procesów kadrowych. Umożliwiają ograniczenie dokumentacji papierowej i lepszą integrację szkoleń BHP z systemami informatycznymi wykorzystywanymi w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Rozporządzenie weszło w życie po upływie czternastu dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, czyli w grudniu 2025 roku. Od tego momentu pracodawcy mogą stosować nowe zasady dokumentowania odbycia instruktażu BHP. Zmiana ta nie modyfikuje samego obowiązku przeprowadzania szkoleń BHP, lecz wprowadza większą elastyczność w sposobie dokumentowania ich realizacji. Dzięki temu organizacje mogą korzystać z nowoczesnych narzędzi edukacyjnych i systemów elektronicznych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami prawa pracy.
